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Bei der Einrichtung eines Büros, sollte der Fokus generell auf Funktionalität und Design der Büroausstattung liegen, denn das Investitionsvolumen für eine neue Büroausstattung ist hoch und die Nutzungsdauer dementsprechend lang. Des Weiteren zählt sämtliches, zur Büroausstattung gehörendes Mobiliar zu den täglichen Gebrauchsgegenständen, die jeden Tag von den Mitarbeitern genutzt werden, weshalb die Wahl der Ausstattung für das Büro sorgfältig durchdacht sein sollte und alle auf den ersten Blick weniger bedeutend erscheinenden Details berücksichtigt werden sollten.

Repräsentative oder funktionale Büroausstattung?

Generell ist es zunächst wichtig, sich von vornherein über den Zweck des Büros und der Büroausstattung Gedanken zu machen. Dient das Büro hauptsächlich repräsentativen Zwecken und ist viel Kundenverkehr vorhanden oder halten sich vielleicht eher ausschließlich Mitarbeiter in den Räumlichkeiten auf?

Sollte das Büro vornehmlich der Repräsentation des Unternehmens bei Kunden und Geschäftspartnern dienen, sind die Optik und Das Design der Büroausstattung von größter Wichtigkeit. Je nach der Ausrichtung des Unternehmens ist hier eine klassisch elegante Büroausstattung oder eine stylisch futuristische Büroausstattung empfehlenswert; sie sollte nur in jedem Fall das Image des Unternehmens widerspiegeln.

Zur Büroausstattung zählen nicht nur Möbel, wie beispielweise Schreibtische, Konferenztische, Bürostühle und Aktenschränke, auch technisches Equipment wie Beamer, Laserpointer, Aktenvernichter, Drucker, Server und Computer zählen dazu. Ebenfalls gedacht werden sollte an alltägliche Einrichtungsgegenstände, wie Papierkörbe, Garderobenständer oder Pflanzenkübel.

Anforderungen der Mitarbeiter an die Büroausstattung

Auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter sind bei der Auswahl der Büroausstattung zu beachten – sowohl gesundheitliche als auch arbeitspraktische Aspekte sollten bedacht werden. Für Mitarbeiter, die klassische Bürotätigkeiten am Schreibtisch verrichten, sind ergonomisch geformte Stühle und höhenverstellbare Schreibtische von sehr hoher Wichtigkeit. Ebenfalls muss darauf geachtet werden, dass im Rahmen der Büroausstattung genügend Stauraum und Ablagemöglichkeiten für Unterlagen und Arbeitsutensilien eingeplant werden.

Im produzierenden Gewerbe und für Unternehmen, in welchen Mitarbeiter körperliche Arbeit verrichten, ist natürlich Arbeitsschutz von immenser Wichtigkeit. Des Weiteren benötigen diese Mitarbeiter selbstverständlich auch entsprechenden Stauraum für Werkzeuge und Arbeitsmaterial sowie alltägliche Einrichtungsgegenstände.

Eine besondere Herausforderung an die Büroausstattung stellen Schulungs- und Aufenthaltsräume, die hauptsächlich zu internen Zwecken genutzt werden. Hier sollte zwischen zweckmäßiger Ausstattung des Büros aus Sicht des Unternehmens und den Wünschen der Mitarbeiter abgewogen werden.

Generell empfiehlt es sich beispielweise bei Pausenräumen auf eine gemütliche und angenehme Atmosphäre Wert zu legen, dabei sollte aber das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht außer Acht gelassen werden. Häufig ist es möglich, mit kleinen und kostengünstigen Einrichtungstricks und einigen wenigen kostengünstigen Dekorationsstücken einen Pausenraum in eine richtige „Wohlfühloase“ für die Mitarbeiter zu verwandeln.

Im Schulungsräumen sollte generell auf ergonomische aber nicht zu bequeme Sitzgelegenheiten geachtet werden. Des Weiteren empfiehlt es sich im Rahmen der Büroausstattung Räumlichkeiten dieser Art ausreichend aber angenehm zu beleuchten und darauf zu achten, dass sämtliches benötigtes technisches Equipment, wie Leinwände, Beamer oder eventuell ein TV-Gerät vorhanden sind.

Zu einer adäquaten Büroausstattung zählt in der Regel auch eine Küche. Insbesondere kleinere Unternehmen haben meist keine eigene Kantine und selbst in Großkonzernen, die für Ihre Mitarbeiter eine Kantine eingerichtet haben, ist eine kleine Küche, die die Möglichkeit bietet, Tee oder Kaffe zu kochen sowie selbst mitgebrachte Lebensmittel im Kühlschrank zu verstauen ein kaum verzichtbares Element der Büroausstattung.

Ebenfalls zu erwähnen, sind die „kleinen Helfer“, die in jedem Büro täglich gebraucht werden – die Rede ist hier von Druckerpapier, Haftnotitzen, Kugelschreibern, Klebeband, Stempeln Aktenordnern und Hängemappen sowie vielen weiteren Kleinteilen, die sich unter dem Oberbegriff Büromaterialien zusammenfassen lassen, aber im weiteren Sinne auch zur Büroausstattung zählen.

Verantwortlichlkeiten im Rahmen der Büroausstattung

Die Verantwortlichkeit innerhalb eines Unternehmens für die Büroausstattung kann auf unterschiedlichste Weise geregelt sein. In Konzernen oder Großunternehmen gibt es häufig für die Büroausstattung eigens eingestellte Einkäufer, die sich um jeden erdenklichen Bereich, der mit der Ausstattung des Büros in Zusammenhang steht, kümmern. Des Weiteren beschäftigen Großunternehmen ebenfalls oftmals eigene Haustechniker oder Hausmeister, die insbesondere für die Pflege und Wartung der technischen Elemente der Büroausstattung verantwortlich sind oder entsprechend andere Unternehmen damit beauftragen und deren Tätigkeiten überwachen.

In kleineren Unternehmen gibt es in der Regel keine Einkäufer, die mit dem Thema Büroausstattung betraut sind. Hier kümmern sich in der Regel Mitarbeiter aus der Buchhaltung oder vielleicht eine Sekretärin oder Empfangsdame um alle Aufgaben, die in Zusammenhang mit dem Einkauf Büroausstattung stehen. Die umfasst die Bestellung oder Nachbestellung von Büromaterial bis hin zur Rechnungsprüfung der bestellten Utensilien. Ein technischer Verantwortlicher für die Büroausstattung ist in der Regel in kleineren Firmen auch nicht zu finden. Oftmals wird ein Mitarbeiter, der im Alltag eine andere technische Tätigkeit für das Unternehmen ausführt oder der einfach eine hohe Affinität zu technischen Gegenständen hat mit der Wartung und Pflege der gesamten technischen Büroausstattung betraut. Eine Alternative für kleine Firmen ist es, mit verschiedenen externen Dienstleistungsunternehmen Wartungsverträge für die technische Büroausstattung abzuschließen. Gegen eine Servicepauschale kontrollieren und warten solche Unternehmen dann die technische Büroausstattung einer Firma und führen eventuell auch kleinere Reparaturarbeiten durch. Häufig ist es auch möglich, mit dem Hersteller der Büroausstattung einen Wartungs- und Servicevertrag abzuschließen.